Протокол рабочего совещания — это официальный документ, который фиксирует ход и результаты рабочего совещания. Сегодня протокол рабочего совещания содержит информацию о присутствующих, повестке дня, обсуждениях, принятых решениях, действиях и сроках их выполнения, а также ответственных за их реализацию.
Цель протокола рабочего совещания:
- Зафиксировать основные моменты совещания для дальнейшего использования и отчетности.
- Обеспечить ясность и понимание принятых решений и действий.
- Распределить ответственность за выполнение задач.
- Служить источником информации для лиц, не присутствовавших на совещании.
Структура протокола рабочего совещания:
- Заголовок: Название документа, дата и время совещания, место проведения.
- Присутствующие: Список участников совещания.
- Повестка дня: Перечень вопросов, обсуждавшихся на совещании.
- Обсуждения: Краткое изложение основных моментов обсуждений по каждому пункту повестки дня.
- Решения: Перечень решений, принятых по каждому пункту повестки дня.
- Действия: Список действий, которые необходимо предпринять в результате совещания.
- Срок выполнения: Сроки выполнения каждого действия.
- Ответственные: Лица, ответственные за выполнение каждого действия.
- Следующее совещание: Дата, время и место проведения следующего совещания (при необходимости).
- Подписи: Подписи участников совещания (при необходимости).
Советы по составлению протокола рабочего совещания:
- Ведите краткие и точные записи во время совещания.
- Записывайте основные моменты обсуждений, а не дословные высказывания.
- Используйте ясный и лаконичный язык.
- Распределяйте ответственность за выполнение задач.
Рассылайте протокол всем участникам совещания и другим заинтересованным сторонам как можно скорее после совещания.